Berlin, 29.07.2023 – Immer wieder taucht eine Methode zur Prozessmodellierung, namens UPN, in zahlreichen Blogposts auf und wirft die Frage auf, ob sie im Vergleich zur BPMN 2.0 ‚besser‘ ist. Wir haben uns diesen Standard mal genauer angesehen, um zu prüfen, was an diesem Trend dran ist.

Was ist die UPN?

Es gibt keine spezifische Notation oder Definition für die UPN (Unified Process Notation), die in der Verwendung weit verbreitet oder standardisiert wäre, dennoch lässt sie sich wie folgt charakterisieren:

• Die UPN eine Darstellungs-Methode, die für ein breites Publikum konzipiert ist. Empfohlen und beschrieben von Salesforce als „einfache, ansprechende Diagrammnotation“ konzipiert, so dass es für jedermann und nicht nur für technische Experten geeignet ist.
• Die UPN wurde bei Nimbus Partners dokumentiert, die später Teil von TIBCO Software wurden. Sie ist knapp auf fünf Seiten auf der Tibco Nimbus-Website beschrieben.
• Die UPN basiert lose auf der funktionalen Modellierungsnotation IDEF0 der NASA.
• Die UPN ist eine einfache Diagrammnotation, die branchenübergreifend und kann für alle Prozessarten eingesetzt werden kann.
• Die Struktur der UPN ist hierarchisch und bietet Kontext für die Verarbeitung und/oder Analyse von Informationen auf der Ebene der Geschäftsanforderungen.

Die UPN beschreibt Prozesse mithilfe eines einfachen Prozessbausteins:

Abbildung 1: Prozessbausteine in UPN,
Quelle: https://q9elements.com/upn/

Wie funktioniert die UPN? Wie sieht sie aus?

Der UPN-Prozessbaustein umfasst mehrere Elemente, die nachstehend im Detail beschrieben werden. Hierzu gehören Aktivität, Ausgabe, Rollen/Ressourcen, Unterprozesse/drill downs/ und Anhänge.

Aktivitäten

UPN konzentriert sich darauf, wie Menschen Arbeit beschreiben und darüber denken. Es verwendet ein Symbol zur Darstellung einer Aktivität in einem Prozess und natürliche Sprache zur Beschreibung.

Abbildung 2: Eine Aktivität wird      als Rechteck mit abgerundeten Ecken dargestellt. (Es wird auch von der Was?-Box gesprochen)

Ausgabe

Auf jede Aktivität im UPN folgt eine Ausgabe. Die Ausgabe sagt uns, warum die Aktivität abgeschlossen oder wann sie abgeschlossen ist.

Abbildung 3: Aktivität mit Ausgabe – Die Ausgabe wird an einem ausgehenden Pfeil benannt und beschreibt das „Why“, also „Warum existiert die Aufgabe?“

Rollen und Ressourcen

In der Aktivität wird die Rolle oder Ressource benannt, die zum Ausführen der Aktivität erforderlich ist. Dies ist das „Wer“, die Person, die die Aktivität ausführt, oder das erforderliche System. Tollabhängig kann auch eine RACI-Zuordnung vorgenommen werden, wir hier dargestellt.

Abbildung 4: Diese Aktivität zeigt beteiligte Rollen und Systemen, hier mit RACI-Zuordnung.

Unterprozesse, Detaillierung und Drill downs

UPN kann mehrere Ebenen innerhalb einer einzigen Prozesslandkarte darstellen. Bei Prozessen mit vielen Aktivitäten sollen diese Ebenen die Lesbarkeit erhöhen.

Abbildung 5: Diese Aktivität verfügt über den Drill down, um weitere Informationen per Click anzunavigieren.

Auf diese Weise werden Aktivitäten gruppiert und in einer einzigen Aktivität mit einem Unterprozess oder einer Detailansicht darunter zusammengefasst. Der Anzahl der Levels ist nicht limitiert.

Abbildung 6: Die Detaillierung erlaubt die Navigation in darunterliegende Subprozesse.

Anhänge

Schließlich können Anhänge (Attachments) in einem Prozess verknüpft werden. Dies können detaillierte Beschreibungen, zusätzliche Anleitungen oder Links zu anderen Orten sein.

Abbildung 7: Eine Reihe von Anhängen werden verknüpfbar über das Büroklammern-Symbol.

Das nachstehende Modell vermittelt einen beispielhaften Eindruck, wie größere Modelle aussehen können. Hier wurde der Order2Cash-Prozess visualisiert.

Abbildung 8: Ein großes UPN Beispiel,
Quelle: https://www.salesforceben.com/introduction-to-universal-process-notation-upn-for-salesforce-processes-mapping/

Was sind die Anwendungsszenarien?

Die UPN verspricht, Anwendung zu finden in den folgenden Anwendungsfeldern.

• Softwareentwicklung
  Das Erzeugen einer schnellen Verständlichkeit der Abläufe ist hilfreich bei Analyse und Spezifikation der Anforderungen. UPN eignet sich, um dies zu erreichen, indem es mit einem breiten Spektrum von Stakeholdern zugänglich ist. Mit der Funktion „Anhänge“ ist es möglich, Informationen zu den Prozesslandkarten hinzuzufügen – auch ältere Softwaresysteme oder nützliche Informationen.
• Anleitung / Handbücher
  Das klassische Anwendungsfeld von Prozessvisualisierungen wird durch die UPN abgedeckt. Prozessdokumentationen als Handlungsanweisung sind in UPN leicht verständlich.
• GRC Governance, Risikomanagement, Compliance
  UPN-Prozesse eignen sich, die Vorgabe verschiedener Regeln und Vorschriften nachzuweisen. Die Prozesse sind einfach genug, um Unklarheiten zu vermeiden, und können problemlos mit einem Prüfer und allen anderen Personen geteilt werden, die informiert werden müssen.
• Organisationsentwicklung und Unternehmenstransformation
  Ebenso wie Software-Implementierungsprojekte sind Organisationsentwicklung und Business Transformation beliebte Initiativen, die UPN als Ansatz zur Prozesserkennung und -zuordnung anwenden.

Mit welchen Tools kann ich UPN nutzen?

Obwohl UPN bereits im Jahr 2004 veröffentlicht wurde, war Tibco Nimbus anfangs das einzige Tool, das die Notation unterstützte. Heute gibt es mehrere allgemeine Modellierungstools, die die Erstellung benutzerdefinierter Prozessnotationen unterstützen, einschließlich UPN. Da UPN ein allgemeines Konzept ist und es keinen spezifischen Standard gibt, hängen Funktionen häufig von der Implementierung der Hersteller ab. Hier sind einige Beispiele für Tools, die zum Erstellen von UPN-Modellen verwendet werden können:

• Microsoft Visio: Visio ist ein Diagrammtool, das eine Auswahl an Vorlagen und Formen zum Erstellen verschiedener Diagrammtypen, einschließlich Prozessmodellen, bereitstellt. Es bietet eine Umgebung, in der Sie Ihre eigenen Symbole und Konstrukte definieren können, um UPN-Modelle zu erstellen.
• Lucidchart: Lucidchart ist ein cloudbasiertes Diagramm- und Modellierungstool, mit dem UPN-Modelle erstellt werden können. Es bietet Formen und Konnektoren, die zur Darstellung von Aktivitäten, Entscheidungen und Kontrollflüssen in einem Prozess verwendet werden können.
• Visual Paradigm: Visual Paradigm ist ein Modellierungstool, das verschiedene Notationen unterstützt, einschließlich UPN. Es bietet Funktionen zum Erstellen von Prozessmodellen, einschließlich der Möglichkeit, benutzerdefinierte Symbole und Beziehungen zur Darstellung von UPN-Konstrukten zu definieren.
• Draw.io: Draw.io ist ein webbasiertes Diagrammtool, mit dem UPN-Modelle erstellt werden können. Es bietet eine große Auswahl an Symbolen und Konnektoren zur Gestaltung von Prozessabläufen und Aktivitäten.
• Elements.cloud: Elements.cloud positioniert sich als Salesforce-Tools zur Geschäftsprozesszuordnung. Es ermöglicht die Erstellung von UPN-Diagrammen mittels Weboberfläche.
• Skore: Skore ist die Software zur Prozessverbesserung und unterstützt ebenfalls die Erstellung von UPN-Diagrammen.
• Tools für die Unternehmensarchitektur: Einige Tools für die Unternehmensarchitektur, wie z. B. Sparx Systems Enterprise Architect, ARIS oder Mega, bieten Unterstützung für benutzerdefinierte Notationen und ermöglichen die Erstellung von UPN-Modellen. Diese Tools bieten erweiterte Funktionen für die Prozessmodellierung, -analyse und -dokumentation.
• Benutzerdefinierte Software: In einigen Fällen können Organisationen eigene Software oder Modellierungstools entwickeln, die speziell auf ihre UPN-Anforderungen zugeschnitten sind. Diese benutzerdefinierten Tools ermöglichen mehr Flexibilität und Anpassung in Bezug auf Notation, Funktionen und Integration mit anderen Systemen.

Ist UPN ausführbar?

Nein, die Unified Process Notation (UPN) ist nicht ausführbar. UPN ist in erster Linie eine Modellierungs- und Dokumentationsnotation, deren Fokus auf der Darstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen liegt. Es bietet eine visuelle Darstellung von Aktivitäten, Entscheidungen und Kontrollflüssen.

Während UPN selbst weder die Ausführungssemantik definiert noch einen direkten Mechanismus zur Prozessautomatisierung bereitstellt, kann es allenfalls als Grundlage für die Implementierung ausführbarer Workflows dienen. Es ist wichtig zu beachten, dass UPN selbst zwar über keine standardisierte Ausführungssemantik verfügt, bestimmte Tools oder Plattformen jedoch möglicherweise proprietäre Mechanismen zum Ausführen von UPN-Modellen oder deren Integration in ausführbare Workflows bereitstellen. Bei diesen Ausführungsfunktionen handelt es sich jedoch typischerweise um eine proprietäre Erweiterung, die vom Tool bereitgestellt wird, und nicht um eine inhärente Eigenschaft von UPN.

Wie schneidet die UPN im Vergleich zur BPMN 2.0 ab?

Die Unified Process Notation (UPN) deckt nicht alle Komplexitäten und Muster ab, die in realen Geschäftsprozessen auftreten können. Hier sind einige Workflowmuster (Pattern), die nicht explizit von UPN abgedeckt werden:

1. Komplexe Verzweigung und Zusammenführung: UPN stellt grundlegende Konstrukte zur Darstellung einfacher Entscheidungspunkte und sequenzieller Aktivitäten bereit. Allerdings bietet es möglicherweise keine explizite Unterstützung für komplexe Verzweigungs- und Zusammenführungsszenarien, wie etwa parallele Verzweigungen mit Synchronisationspunkten oder mehrere Zusammenführungspfade.
2. Erweiterte Ereignisbehandlung: UPN verfügt nicht über spezifische Symbole oder Konstrukte zur Darstellung erweiterter Ereignisbehandlungsmuster, wie z. B. eintretende und ausgelöste Ereignisse, Zwischenereignisse oder signalbasierte Ereignisse.
3. Zeitbasierte Muster: UPN verfügt möglicherweise nicht über spezifische Konstrukte zur Darstellung zeitbasierter Muster, wie z. B. Timer, Verzögerungen oder zeitbasierte Trigger.
4. Ausnahmebehandlung: Während UPN grundlegende Fehlerbehandlungsszenarien durch Entscheidungspunkte darstellen kann, verfügt es möglicherweise nicht über dedizierte Konstrukte zur Modellierung komplexerer Ausnahmebehandlungsmuster, wie z. B. Kompensation, Eskalation oder Wiederholungsversuche.
5. Datenverarbeitung und -transformation: Der Schwerpunkt von UPN liegt in erster Linie auf dem Kontrollfluss von Aktivitäten und nicht auf der Datenmanipulation oder -transformation. Es verfügt möglicherweise nicht über dedizierte Symbole oder Konstrukte zur Darstellung von Datenverarbeitungsmustern wie Datenzuordnung, Transformationsregeln oder Datenvalidierung.
6. Kommunikation: Die Kopplung von Prozessen mittels Kommunikation kann in UPN nicht dargestellt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass UPN diese Muster nicht explizit im Sinne eines Symbols unterstützt, es jedoch dennoch zur Darstellung und Dokumentation von Arbeitsabläufen deskriptiv verwendet werden kann. Organisationen, die UPN verwenden, müssen dann zusätzliche Anmerkungen und Richtlinien verwenden oder die Notation erweitern, um diese Muster effektiv zu visualisieren.

Abbildung 9: Pattern-based Analysis der UPN und BPMN nach Hofstede [et al]

Zusammenfassung und Fazit

UPN und BPMN sind zwei Notationen, die zur Modellierung und Dokumentation von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen verwendet werden. Jede Notation hat ihre eigenen Vor- und Nachteile und die Wahl zwischen ihnen hängt von spezifischen Anforderungen ab.

UPN-Vorteile:

1. Einfachheit: Die UPN ist einfach und benutzerfreundlich und reduziert das Symbolangebot so, dass sie leicht zu erlernen ist. Es bietet eine unkomplizierte Darstellung von Arbeitsabläufen ohne übermäßige visuelle Komplexität.
2. Flexibilität: UPN ist eine Allzwecknotation, die zur Modellierung verschiedener Arten von Arbeitsabläufen verwendet werden kann, darunter sowohl einfache als auch komplexe Prozesse.

UPN-Nachteile:

1. Begrenzte grafische Ausdruckskraft: UPN verfügt im Vergleich zu BPMN über einen relativ begrenzten Satz grafischer Symbole und Konstrukte. Dies verhindert die Darstellung komplexer Geschäftsprozesse mit komplizierten Kontrollflüssen oder Ausnahmebehandlungsszenarien.
2. Platzbedarf: Die redundante Darstellung von Verantwortlichkeiten benötigt einen größeren Darstellungsraum. Dies wird insbesondere in größeren Modellen (wie Abbildung 8) deutlich.
3. Mangel an standardisierter Semantik: Im Gegensatz zu BPMN fehlt UPN eine standardisierte Semantik. Dies bedeutet, dass die Interpretation und Ausführung von UPN-Diagrammen variieren können, was möglicherweise zu Inkonsistenzen oder Missverständnissen führt.
4. Eingeschränkte Tool-Unterstützung: UPN verfügt im Vergleich zu BPMN über eine weniger weit verbreitete Tool-Unterstützung. Dies kann die Verfügbarkeit von Modellierungstools, die Integration mit anderen Softwaresystemen und Funktionen für die Zusammenarbeit einschränken.

BPMN-Vorteile:

1. Umfangreiche grafische Notation: BPMN bietet einen umfassenden Satz grafischer Symbole und Konstrukte, die eine detaillierte und ausdrucksstarke Prozessmodellierung ermöglichen. Es umfasst Flussobjekte, Ereignisse, Gateways und mehr und ermöglicht die Darstellung komplexer Kontrollflüsse, Ausnahmen und paralleler Aktivitäten.
2. Standardisierte Semantik: BPMN verfügt über eine klar definierte und weit verbreitete Semantik, die Konsistenz und Interoperabilität über verschiedene Tools und Plattformen hinweg gewährleistet. Dies erleichtert die Prozessausführung, -analyse und -optimierung.
3. Kollaborationen: BPMN unterstützt die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den am Prozess beteiligten Stakeholdern. Es ermöglicht Anmerkungen, Dokumentation und die Einbeziehung technisch nicht versierter Benutzer in den Modellierungsprozess und fördert so ein besseres Verständnis und eine bessere Ausrichtung.
4. Ausführbarkeit: BPMN lässt sich durch sogenannte Workflow Engines ausführen und ermöglichen so ein Business-IT-Alignment und eine schnelle Anpassbarkeit bestehender Prozessapplikationen.

BPMN-Nachteile:

1. Komplexität: Der Reichtum der grafischen Notation von BPMN kann manchmal zu komplexen Diagrammen führen. Den Zweck und die Zielgruppe im Auge zu behalten, macht es manchmal schwierig, lesbare BPMN-Modelle zu erstellen.
2. Benötigte Lernkurve: Aufgrund seines umfassenden Satzes an Symbolen und Konstrukten kann BPMN braucht es eine Lernkurve. Es kann Zeit und Mühe erfordern, sich mit der effektiven Nutzung von BPMN vertraut zu machen.

Zusammenfassend bietet UPN zwar Einfachheit und Flexibilität, BPMN bietet jedoch eine umfangreiche grafische Notation und standardisierte Semantik. Dies sorgt aber nicht zwangsläufig für komplexere Modelle. Kompetente Modellierer wissen, welche Symbol und Pattern sie für welchen Zweck und welche Zielgruppe einsetzen können. Insofern sind einfache Modelle auch in BPMN möglich. Damit einhergehend ist jedoch eine intensivere Einarbeitung und Sensibilisierung der Modellierer nötig. Dieser zeitliche Invest amortisiert sich jedoch aufgrund der größeren Ausdruckstärke und größeren Anwendbarkeit der BPMN in allen erwähnten Anwendungsszenarien und allen Fachbereichen – technisch wie organisatorisch. Wir fühlen uns daher bestärkt darin, dass BPMN die Modellierungssprache ist, wenn man ein gemeinsames Sprachmittel für die übergreifende Zusammenarbeit verfügbar machen will.

Die UPN bietet jedoch ein paar interessante Ideen. Zum Beispiel den Verantwortlichen im Task zu visualisieren – nicht per Pool bzw. Lane wie in der BPMN – finden wir hilfreich (auch wenn mehr Platz verwendet werden muss). Diese sollte eine Darstellungsoption in zukünftigen Versionen der BPMN werden. Auch Anhänge (Attachments) als Standardattribut zu erklären, ist für alle Dokumentationsinitiativen sicher hilfreich. Dies gelingt derzeit nur mit entsprechender Toolunterstützung und individueller Attributierung in BPMN.

Quellen:

• https://unitfly.com/what-is-universal-process-notation-upn/
• https://unitfly.com/insights/what-is-universal-process-notation-upn/
• https://www.salesforceben.com/introduction-to-universal-process-notation-upn-for-salesforce-processes-mapping/
• https://www.tibco.com/sites/tibco/files/resources/wp-nimbus-universal-process-notation.pdf
• (2005) P. Wohed, van der Aalst, Wil MP, M. Dumas, A. H. M. ter Hofstede und N. Russell, „Patternbased Analysis of BPMN“, 2005; http://www.workflowpatterns.com/