Die Abgrenzung des ProcessOwners und den Verantwortlichen im Projektmanagement, im Produktmanagement, im Prozessmanagement und Linien-Management, bereiten in der Praxis immer wieder Probleme. Rollen werden häufig auch bezeichnet, als ‚Hüte‘, die getragen werden. In der Praxis kommt es vor, dass ein Mensch mehrere Hüte trägt. Daher ist es hilfreich, sich der damit verbundenen Rolle und Verantwortlichkeit bewusst zu sein.
ProcessOwner und andere Managementrollen
Nachfolgend haben wir zusammengetragen, wie stereotype Rollen gekennzeichnet sind. In der Praxis sind diese in der Regel nicht so ausgestaltet, helfen aber hoffentlich, Klarheit bezüglich der Rolle zu erlangen.
| Project Manager | ProductOwner/ Produktmanager* | ProcessOwner/ Prozessmanager ** | Line Manager | |
| Führung disziplinär | Selten | Nein | Nein | Ja |
| Führung durch | Wissen, ggf. disziplinarische Macht | Wissen | Wissen | Disziplinarische Macht |
| Kompetenz | Projektm.- Methodik, Führung, Branchen-Know-how, Techn. Fähigkeiten, Kommunikations- und Präsentations-Fähigkeiten | Kunden- und Marktforschung, Branchen- Know-how, Techn. Fähigkeiten, Kommunikations- und Präsentations- Fähigkeiten | Prozessm.- Methodik, Branchen- Know-how, techn. Fähigkeiten, Kommunikations- und Präsentations-Fähigkeiten | Funktionale Expertise, Führung, Branchen- Know-how, Orga- und techn. Fähigkeiten, Kommunikations- und Präsentations- Fähigkeiten |
| Umfang | Projekt | Produkt | Prozess | Funktion/ Org.-Einheit |
| Planung von | Umfang, Dauer, Budget | Anforderungserfüllung und Priorisierung | Einhaltung von Zeit, Kosten, Qualität | Fähigkeit und Ressourcen-Effizienz |
| Informations- Quelle | Projektauftrag (Umfang, Dauer, Budget) | Kundengespräche über Nutzen | Kundenerwartungen und Unternehmens-Strategie | Planung und Budget |
| Komparatoren | Projektziel | Kunden und Wettbewerb | Externe und interne Anforderungen | Effizienz- Benchmarks |
| Ressourcen | Projektteam, Projektressourcen | Entwicklungs-Team, Entwicklungs-Ressourcen | Prozessbeteiligte, Prozessmanagem.-Ressourcen | Mitglieder und Ressourcen der Organisations-Einheit |
| Verantwortungs-Fokus | Wie und wann Kritischer Pfad | Warum und was Produkt- Lebenszyklus | Wie und welche Reihenfolge Prozessfluss | Wer und wann Arbeitsplan |
| Wiederholung | Nie, einmalig | Selten, abhängig von Wiederverwendung | Häufig, prozess-abhänigig | Häufig, funktions- und skalierungs- abhängig |
| Änderungs- Prozesse bzgl Umfang | Request for Change | Versions- und Release- Management | Iteratives Process-Design, Lenkung von Dokumenten | Investitions- Prozesse, Budgetierung, Veränderungen durch Einzel- und Arbeits- Unterweisungen |
| Kommunikations-Aufgaben | Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern und Stakeholdern | Kommunikation zwischen Kunden, Entwicklungsteam und internen Stakeholdern | Kommunikation zwischen Prozessbeteiligten, Regulatorik und Stakeholdern | Kommunikation innerhalb der Organisation und Stakeholdern |
| Erfolgskriterien | Erfolg des Projektes gemessen am Projektauftrag | Erfolg des Produkts gemessen in Absatzmengen und Deckungsbeiträgen | Erfolg des Prozesses in Bezug auf Prozessziel-Erreichung | Erfolg der Abteilung in Bezug auf Fähigkeit und Effizienz |
| Ergebnisse | Projekte-Artefakte, Lessons-Learned | Produkte und Features, Dokumentation | Konsistente Wiederholungen, Prozess-Beschreibungen | Funktions- spezifische Artefakte, Arbeits-Anweisungen |
| KPIs/ Reports (z.B.) | Projektbudget, Aufwand | Absatzmengen, Produktkosten | Prozesszeit, Prozesskosten, Prozessqualität | OEE, Budget |
| Berichtslinie | Programm-/Portfolio-management, Sponsor | Produkt-Portfoliomanagement | Unternehmens- führung, Auditoren und Revisoren | Unternehmens- führung |
* In einigen Industrien werden diese Rollen unterschieden. Manchmal begleiten ProductOwner nur die ersten Phasen des Produktlebenszyklus (meist Entwicklung), wo hingegen der Produktmanager den kompletten Lebenszyklus begleitet und umfangreicher Aufgaben wahrnimmt.
** Einige Unternehmen differenzieren diese beiden Rollen nach strategischer und taktischer Ausrichtung. ProcessOwner verantworten dann meist die Prozesszielerreichung und strategische Ausrichtung eines Prozesses. Prozessmanager hingegen übernehmen Aufgabenpakete in Bezug auf die kontinuierliche Verbesserung eines einzelnen Prozesses und verfügen über eine stärkere fachliche Nähe zum Prozess. Sie stellen somit die kontinuierliche Arbeit am Prozess sicher.
Weitere Quellen:
https://der-prozessmanager.de/aktuell/wissensdatenbank/process-owner
https://de.wikipedia.org/wiki/Prozesseigner
https://www.sixsigmadaily.com/who-is-a-process-owner/
