Prozessautomatisierung:
Zwischen Anspruch und Realität
„Die Betriebskosten wurden insgesamt sogar halbiert.“
— Dr. Felix Müller-Wienbergen, ppa., Executive Vice President Performance Improvement, Tennis-Point Europe GmbH
Diese Bilanz zieht Tennis-Point Europe GmbH, die gemeinsam mit 5Minds ihre zentralen Geschäftsprozesse neu gedacht, modelliert und erfolgreich automatisiert hat. Der Schlüssel zum Erfolg war kein blindes Vertrauen in Tools, sondern ein strukturiertes, zielgerichtetes Vorgehen – getragen von fachlicher Klarheit, methodischer Stärke und technischer Integration.
Was so einfach klingt, ist in vielen Unternehmen eine große Herausforderung. Zwar stehen heute leistungsfähige Tools zur Verfügung – doch der Unterschied entsteht dort, wo Prozesse konsequent verstanden, abgestimmt und sinnvoll automatisiert werden. Genau hier setzt 5Minds an.
Prozessautomatisierung verspricht Entlastung, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit. Die Realität sieht jedoch häufig anders aus: Tools sind eingeführt, Pilotprozesse gestartet, aber der erhoffte Effekt bleibt aus. Die Ursachen liegen selten in der Technologie. Viel öfter scheitert Automatisierung an fehlender Prozessklarheit, überhöhten Erwartungen und einem unklaren organisatorischen Rahmen.
5Minds begegnet diesen Herausforderungen regelmäßig. In zahlreichen Projekten wurde klar, dass die technischen Möglichkeiten der Automatisierung weit über das hinausgehen, was im Unternehmen organisatorisch vorbereitet oder strategisch durchdacht ist. Deshalb setzt 5Minds nicht auf Schnellschüsse, sondern auf strukturierte Prozessarbeit, enge Kommunikation mit Fachabteilungen und eine kluge Integration vorhandener Systeme.
Denn Automatisierung ist kein Selbstzweck. Sie entfaltet ihren Nutzen nur dort, wo Prozesse verstanden, stabilisiert und sinnvoll orchestriert werden. Alles andere führt zu ineffizienten Insellösungen oder teurer Komplexität.
Woran Automatisierungsprojekte scheitern
In der Projektpraxis sind immer wieder ähnliche Muster zu erkennen:
- Prozesse werden automatisiert, bevor sie verstanden sind. Der Automatisierungsdruck ist hoch – aber ohne stabile Prozessgrundlage entstehen Lösungen mit kurzer Halbwertszeit.
- Fachbereiche und IT arbeiten nebeneinander statt miteinander. Anforderungen werden übersetzt, statt gemeinsam entwickelt. Dadurch gehen Informationen verloren und mit ihnen wertvolle Chancen.
- Tools werden als Lösung gesehen, bevor das eigentliche Problem benannt ist. Das führt dazu, dass Technologie ungenutzt bleibt oder fehl am Platz wirkt.
Die Erfahrung zeigt: Erfolgreiche Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme.
Wie 5Minds Automatisierung angeht – aus der Praxis
In Projekten mit Kunden verfolgt 5Minds einen methodischen, aber flexiblen Weg:
- Es wird mit einer Analyse der realen Ist-Prozesse begonnen. Nicht auf Basis von Annahmen, sondern durch Workshops, Interviews und das aktive Einbinden der Teams.
- Anschließend werden Prozesse in BPMN modelliert– nicht nur als technische Vorstufe, sondern als Verständigungsgrundlage zwischen Fachbereich, IT und Management.
- Erst danach sprechen wir über Automatisierung, Zuständigkeiten, Tools und Schnittstellen.
5Minds hat hier einen 7 Schritte Plan zur erfolgreichen Prozessautomatisierung veröffentlicht: 5m.io/7-Schritte-Plan-PDF
„Unsere Wahl fiel auf eine BPMN- und LowCode-basierte Lösung, die uns nicht nur eine kurze Time-to-Market ermöglichte, sondern auch eine durchgängige End-to-End-Prozesssicht bot und die Abstimmung mit dem Business erheblich erleichtert hat.“ — Dr. Felix Müller-Wienbergen, Tennis-Point Europe GmbH
Dieser Satz bringt auf den Punkt, worum es in der Automatisierungspraxis geht: Geschwindigkeit entsteht nicht durch Tooling allein, sondern durch Klarheit, Verständlichkeit und Integration über Systemgrenzen hinweg. Genau deshalb wurde ProcessCube® entwickelt – eine Plattform, die diese Prinzipien technisch abbildet: Prozesse modellieren, orchestrieren und automatisieren – in einer Umgebung, die BPMN, LowCode-Komponenten und Systemintegration in einem klaren Architekturansatz vereint.
Mehr zur ProcessCube®: https://5m.io/minautics-processcube
Learnings aus zwei Jahrzehnten Projektarbeit
Wenn Automatisierung gelingen soll, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein – nicht technisch, sondern strukturell und kommunikativ:
- Prozesse müssen bekannt und akzeptiert werden
- Verantwortlichkeiten müssen geklärt sein: für Prozesse, Systeme und Entscheidungen
- Es braucht ein gemeinsames Zielbild: Was heißt „besser“ konkret?
- Automatisierung darf nicht bedeuten: Die IT macht das schon.
- Starte klein, denke groß: Iteration als Strategie.
Fazit
Prozessautomatisierung ist nicht die Auswahl des geeigneten Tools, sondern eine Organisationsaufgabe. Wer frühzeitig Prozesse sichtbar macht, Beteiligte einbindet und systematisch denkt, wird nicht nur bessere Automatisierungslösungen schaffen – auch eine leistungsfähigere Organisation.
Und genau dabei begleitet 5Minds seine Kunden – mit Erfahrung, Methodik und einem klaren Anspruch an Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Mehr zu 5Minds unter www.5minds.de
