Der BPM-Zyklus beschreibt das methodische Vorgehen zur Leistungssteuerung im Prozessmanagement. Er umfasst die Prozesserhebung, Prozessdokumentation bzw. -modellierung, die  Prozessanalyse, das Prozesskonzeption, die Prozessumsetzung und -einführung sowie die Prozessleistungsüberwachung (Prozesscontrolling).

Phasen des BPM-Zyklus

Es existieren zahlreiche Varianten des BPM-Zyklus in der Literatur. Quasi jedes Beratungsunternehmen hat eine eigene Variante entwickelt. Dennoch haben Sie viel gemeinsam. Nachfolgend orientieren wir uns am von Jakob Freund und Bernd Rücker veröffentlichen BPM-Zyklus aus deren Buch „Praxishandbuch BPMN 2.0“.

Prozesserhebung

In der Phase der Prozesserhebung geht es um das Entdecken und Sammeln der Prozessdetails bereits gelebter Prozesse. Meist erfolgt dies in Workshops, per Interview oder Beobachtung. Hier wird jedoch nicht nur die Prozess-Topografie (also Aktivitäten, Entscheidungen etc.) aufgenommen, sondern auch weitere Attribute, wie Verantwortlichkeiten, Gestaltungsziele, Risiken etc. Dies ist häufig die erste Phase des Prozesslebenszyklus.

Prozessdokumentation

In der Phase der Prozessdokumentation werden die gesammelten Erkenntnisse zusammengetragen in Form von Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Prozesslandkarten u.a.. In der Regel erfolgt hier auch die Prozessmodellierung (z.B. mit BPMN). Es wird hier zunächst der IST-Zustand der Prozesse fixiert.

Prozessanalyse

In der Phase der Prozessanalyse werden erkannte Schwachstellen im Prozess untersucht, um Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge zu erkennen. Hierzu existieren eine Vielzahl von Analyseverfahren, welche unter Gesichtspunkten der Gestaltungsziele auszuwählen sind.

Die Prozessanalyse bestimmt mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotentiale und bildet die Grundlage für die Prozesskonzeption bzw. das Prozessdesign.

Prozesskonzeption

Die Prozesskonzeption (manchmal auch als Prozessdesign genannt) adressiert die Gestaltung des zukünftigen Prozesses. In dieser Phase des BPM-Zyklus wird versucht, entweder inkrementell oder radikal ein neuen Prozess zu entwickeln, um auf die Prozesszielerreichung hinzuwirken. Es entsteht konzeptionell ein Soll-Prozess.

Prozessumsetzung

In der Phase der Prozessumsetzung werden basierend auf dem entwickelten Soll-Prozess organisatorische und technische Maßnahmen getroffen, um aus dem Soll-Konzept einen ausgeführten Prozess zu machen. Dabei werden die IT-Änderungen häufig in Form von Projekten umgesetzt. Die Einflussnahme auf das Verhalten von Mitarbeitern unterliegt den Überlegungen des Change Managements.

Prozesscontrolling

In der Phase des Prozesscontrollings wird fortlaufend überwacht, ob der Prozess die avisierten Prozessziele erreicht. Ist dies der Fall verweilt man in dieser Phase des Prozesslebenszyklus. Zur Überwachung der Zielerreichung werden meist Kennzahlen ermittelt. Erst bei erkannten Abweichungen vom Ziel tritt man erneut ein in die Phase der Prozessanalyse.

Weitere Anmerkung zum BPM-Zyklus

Der BPM-Zyklus hat noch einen weiteren Start. Wenn neue Prozesse benötigt werden, startet man in der Prozesskonzeptionsphase. Die Notwendigkeit hierzu ergibt sich – wenngleich auch nicht ausschließlich – bei Produktneuentwicklungen. In Entwicklungsprojekten ist es daher sehr sinnvoll, auch gleich über die Leistungsprozesse nachzudenken!